בחירת חברת ניהול למגדל יוקרה משפיעה כמעט על כל היבט בחיי המבנה. היא משפיעה על רמת התחזוקה, על ניקיון השטחים הציבוריים, על השירות לדיירים, על תפקוד המערכות, על ניהול הספקים וגם על הדרך שבה המבנה שומר על ערכו לאורך שנים.
לכן, לא כדאי לבחור חברת ניהול רק לפי המחיר החודשי.
מגדל מגורים יוקרתי, גורד שחקים או מגדל משרדים דורשים מערך תפעולי שונה לחלוטין מבניין מגורים קטן. במקרים רבים נדרש צוות קבוע בתוך הנכס: מנהל אתר, אב בית במשרה מלאה, פקידי לובי, עובדי ניקיון ואנשי תחזוקה.
במילים אחרות, מגדל יוקרה צריך להתנהל במובנים רבים כמו מלון איכותי.
מגדלים בע״מ מתמחה בניהול ובאחזקת מגדלים, מבני משרדים ונכסים מסחריים באמצעות מעטפת שירות ותפעול שמותאמת לאופי הנכס.
1. בדקו ניסיון אמיתי בניהול מגדלים
לא כל חברה שמנהלת בניינים יודעת לנהל מגדל.
ככל שהמבנה גבוה ומורכב יותר, מספר המערכות והמשימות גדל. מעליות, משאבות, מערכות חשמל, גנרטורים, מיזוג, גילוי וכיבוי אש, חניונים, בקרת כניסה ושטחים משותפים דורשים תכנון ופיקוח רציפים.
לכן כדאי לבדוק האם החברה מכירה מבנים דומים בגודל, במורכבות ובסטנדרט השירות לנכס שלכם.
ניסיון בניהול בניין קטן לא בהכרח מכין חברה להפעלת גורד שחקים או מגדל משרדים פעיל.
2. חפשו צוות קבוע ולא רק מוקד שירות
אחד הנושאים החשובים ביותר הוא הנוכחות בנכס.
חברה יכולה להציע מוקד טלפוני מצוין, אבל מגדל יוקרתי זקוק גם לאנשים שמכירים אותו מבפנים.
במבנים גדולים נכון לשקול מערך שכולל, בהתאם לצורכי הנכס:
- מנהל אתר
- אב בית במשרה מלאה
- פקידי לובי
- עובדי ניקיון קבועים
- אנשי תחזוקה
- אנשי ביטחון
- ספקים מקצועיים
כאשר אותם אנשי צוות עובדים באופן קבוע במגדל, הם מכירים את השגרה ויכולים לזהות חריגות במהירות.
3. בדקו כיצד החברה מנהלת תחזוקה מונעת
חברת ניהול טובה לא מחכה לתקלות.
היא מנסה למנוע אותן.
לכן כדאי לשאול כבר בתהליך הבחירה כיצד החברה בונה תוכנית תחזוקה שנתית.
האם היא מנהלת מועדי בדיקות? האם היא מבצעת סיורים יזומים? והאם היא עוקבת אחר בלאי? כיצד היא מתעדת עבודות? מי בודק שהספק אכן ביצע את המשימה?
תחזוקה מונעת יכולה לצמצם השבתות ולסייע בשמירה על המערכות לאורך זמן.
4. בחנו את ניהול הספקים
מגדל יוקרתי עובד עם ספקים רבים.
חברות מעליות, מיזוג, מערכות אש, ניקיון, גינון, הדברה, אבטחה, חשמל ואינסטלציה הן רק חלק מהמערך.
חברת הניהול צריכה לרכז את הפעילות הזאת.
היא צריכה לתאם כניסת ספקים, לפקח על העבודה, לבדוק ביצוע ולנהל את המשימות לפי סדרי עדיפויות.
כאשר האחריות ברורה, גם בעלי הנכס יודעים למי לפנות בכל נושא.
5. בדקו את רמת שירות הלובי
במגדלי פרימיום, הלובי אינו רק אזור מעבר.
זהו כרטיס הביקור של הנכס.
פקיד לובי מקצועי מקבל את הדיירים והאורחים, מסייע בניהול כניסת ספקים, מטפל בפניות ומעביר דיווחים לצוות התפעול.
במגדלי משרדים, הלובי משפיע גם על החברות ששוכרות נכסים במקום. לקוח שמגיע לפגישה פוגש את הבניין לפני שהוא נכנס למשרד.
לכן כדאי לבדוק כיצד חברת הניהול מגייסת, מכשירה ומנהלת את אנשי הלובי.
6. דרשו סטנדרט ניקיון שמתאים לנכס יוקרתי
מגדל יוקרה דורש ניקיון רציף.
ניקיון פעם ביום לא תמיד נותן מענה ללובי פעיל, מעליות, חדרי שירות, חניונים ושטחים משותפים שבהם עוברים מאות אנשים.
במגדלים גדולים, צוות ניקיון קבוע יכול לשמור על הסטנדרט לאורך שעות הפעילות.
כדאי לבדוק גם מי מנהל את הצוות, כיצד החברה מבצעת בקרת איכות וכיצד היא מטפלת באירועים חריגים.
7. בדקו את זמני התגובה
גם במגדל שמתוחזק היטב עלולות להתרחש תקלות.
השאלה היא כיצד חברת הניהול מגיבה.
כדאי להבין מי מקבל את הקריאה, מי מחליט על אופן הטיפול ומי אחראי לעדכן את הדיירים או השוכרים.
כאשר אב הבית, מנהל האתר, פקידי הלובי והספקים עובדים כמערכת אחת, ניתן להעביר מידע מהר יותר ולצמצם עיכובים.
8. חפשו שקיפות ובקרה
ניהול נכס גדול דורש שליטה גם בהוצאות.
לכן בעלי הנכס צריכים לקבל תמונה ברורה של הפעילות.
חברת ניהול מקצועית צריכה לנהל תקציבים, לעקוב אחר הוצאות, לתעד פעולות תחזוקה ולספק דיווחים בהתאם למודל שנקבע מול הלקוח.
שקיפות מאפשרת לבעלי הנכס להבין לאן התקציב הולך ולתכנן השקעות עתידיות במערכות המבנה.
9. בדקו האם החברה מבינה שירות ברמת מלונאות
במגדלי יוקרה, שירות הוא חלק מהמוצר.
הדייר אינו רוצה להרגיש שהוא מנהל את חברת האחזקה. הוא רוצה להגיע הביתה ולראות שהכול עובד.
אותו עיקרון נכון במגדל משרדים.
השוכר רוצה להתמקד בעסק שלו ולא בתחזוקת הבניין.
לכן כדאי לבחור חברה שמבינה את עולם השירות ולא רק את עולם התחזוקה.
לובי מקצועי, נראות גבוהה, תגובה מהירה, ניקיון רציף וטיפול יזום יוצרים יחד חוויה שקרובה יותר למלונאות מאשר לוועד בית מסורתי.
10. בדקו האם החברה יודעת לשמור על ערך הנכס
המבחן של חברת ניהול אינו מסתיים בסוף החודש.
צריך לבחון את המבנה גם בעוד חמש ועשר שנים.
האם המערכות מקבלות טיפול נכון? האם השטחים הציבוריים שומרים על המראה שלהם? והאם החברה מזהה בלאי בזמן? בנוסף נשאלת השאלה האם היא מסייעת לבנות תוכניות עבודה לטווח ארוך?
מגדל הוא נכס יקר. לכן ניהול נכון צריך להתייחס גם לשמירת ערכו.
מחיר נמוך אינו בהכרח עלות נמוכה
קל להשוות הצעות מחיר לפי השורה התחתונה. אולם במגדל יוקרה כדאי לבדוק מה כל הצעה כוללת.
הצעה זולה שלא כוללת מספיק כוח אדם, פיקוח או תחזוקה מונעת עלולה לייצר הוצאות אחרות בהמשך.
לעומת זאת, מערך מקצועי יכול לזהות תקלות מוקדם, לנהל ספקים בצורה יעילה ולתכנן את ההוצאות מראש.
לכן כדאי להשוות את רמת השירות והיקף המעטפת, ולא רק את דמי הניהול.
חברת ניהול אחת שמחברת את כל המערך
אחד היתרונות של תפיסת Facility Management הוא החיבור בין כל בעלי התפקידים.
פקיד הלובי מקבל פנייה ומעביר אותה לאב הבית. אב הבית בודק את הבעיה ומערב ספק במידת הצורך. מנהל האתר מפקח על התהליך ומוודא שהטיפול הסתיים.
גם צוות הניקיון יכול לדווח על מפגעים שהוא מזהה במהלך העבודה.
כך המבנה פועל כמערכת אחת ולא כאוסף של נותני שירות שאינם מתקשרים ביניהם.
ומה לגבי מגדלי משרדים ומסחר?
אותם עקרונות חלים גם על נכסים עסקיים.
במגדלי משרדים ובמרכזים מסחריים נדרשת לעיתים מעטפת רחבה אפילו יותר בגלל מספר המשתמשים, שעות הפעילות והעומס על המערכות.
בנכסים כאלה יש חשיבות גבוהה לתחזוקת חניונים, מיזוג, מערכות חשמל, מעליות, ניקיון במהלך היום ושירות מהיר לשוכרים.
לכן כדאי לבחור חברת ניהול שיודעת לעבוד עם מגוון נכסים מורכבים ולא רק עם בנייני מגורים.
ניהול איכותי מתחיל בהתאמה לנכס
אין מודל אחד שמתאים לכל מגדל.
מגדל מגורים בן 30 קומות אינו זהה לגורד שחקים מעורב שימושים. מרכז מסחרי אינו פועל כמו בניין משרדים. גם שני מגדלי מגורים באותו גודל יכולים לדרוש מערכי כוח אדם שונים.
לכן חברת הניהול צריכה ללמוד את הנכס לפני שהיא בונה את תוכנית העבודה.
היא צריכה לבחון את המערכות, השטחים הציבוריים, שעות הפעילות, מספר המשתמשים ורמת השירות הנדרשת.
רק לאחר מכן אפשר לבנות מערך נכון של כוח אדם, תחזוקה, ניקיון ושירות.
ניהול מקצועי יכול לתמוך גם באטרקטיביות של הנכס
רוכשים ושוכרים אינם בוחנים רק את הדירה או המשרד.
הם רואים את הלובי. הם נוסעים במעלית. הם משתמשים בחניון. הם פוגשים את אנשי השירות.
לכן רמת הניהול משפיעה על האופן שבו אנשים חווים את הנכס.
בעלי נכסים המעוניינים לפרסם נכסים במגדלים מנוהלים יכולים להיעזר גם ב:
לקריאה נוספת בנושא נדל״ן וניהול נכסים:
לסיכום
בחירת חברת ניהול למגדל יוקרה דורשת בדיקה עמוקה יותר מהשוואת מחירים.
צריך לבדוק ניסיון, כוח אדם, תחזוקה מונעת, ניהול ספקים, ניקיון, שירותי לובי, זמני תגובה, שקיפות ורמת השירות הכוללת.
מגדל יוקרתי זקוק למערך שיודע לעבוד מדי יום בשקט, במהירות ובמקצועיות.
כאשר פקידי הלובי, אב הבית, צוותי הניקיון, אנשי התחזוקה ומנהל האתר עובדים תחת מערכת ניהול אחת, אפשר לייצר סטנדרט שירות גבוה ולשמור על הנכס לאורך זמן.
זהו ההבדל בין חברה שמטפלת בבניין לבין חברה שמנהלת נכס פרימיום.
